• La première étape du processus d’achat consiste pour l’acheteur à envoyer une LOI (Lettre d’Intention) détaillant les paramètres spécifiques de la commande. La LOI doit inclure:

• Type de sucre (ICUMSA 45, ICUMSA 150, ICUMSA 600-1200).

• La quantité de sucre souhaitée (s’il s’agit d’un achat SPOT ou d’un contrat annuel).

• Le port de destination.

• Le mode de paiement (SBLC, DLC, Accord de Séquestre, etc.).

• La LOI est essentielle pour que nous puissions vous proposer une offre personnalisée basée sur les détails de votre achat. Si la LOI est envoyée par un tiers, celui-ci doit joindre un mandat d’achat l’autorisant à agir au nom de l’acheteur.

• Une fois la LOI reçue, nous procédons à une vérification de conformité via notre système CIS (Customer Information System). Cette étape est essentielle pour garantir que l’acheteur respecte les réglementations et exigences légales internationales. Si l’acheteur passe la vérification de conformité, nous poursuivons avec l’étape suivante..

• ICPO (Ordre d’Achat Corporatif Irrévocable) : Une fois le CIS approuvé, l’acheteur doit émettre une ICPO dans laquelle sont précisés les termes de l’achat, tels que le type de sucre, la quantité et le port de destination.

• KYC (Know Your Customer) : L’acheteur doit également fournir la documentation KYC afin de vérifier son identité et de garantir que la transaction est réalisée conformément aux réglementations internationales.

Après que les deux parties ont convenu des termes dans l’ICPO et le KYC, la signature du SPA (Sales and Purchase Agreement) sera effectuée. Ce contrat inclura le numéro GACC (Administration Générale des Douanes de la République Populaire de Chine) de l’exportateur de sucre ICUMSA, qui correspond au numéro d’enregistrement attribué aux exportateurs autorisés par l’Administration Générale de la Supervision des Douanes de Chine.

Ce numéro GACC est nécessaire pour la due diligence de l’acheteur, car il garantit que l’exportateur est dûment enregistré et autorisé à opérer dans le commerce international du sucre ICUMSA avec la Chine.

Une fois le SPA signé, l’acheteur peut contacter l’exportateur par e-mail, en fournissant le numéro du contrat SPA ainsi que le numéro GACC. Cela permet à l’exportateur de confirmer officiellement l’opération et de valider les détails logistiques liés à l’expédition du sucre ICUMSA. La confirmation de l’exportateur est essentielle, car elle apporte à l’acheteur une garantie supplémentaire que le contrat sera exécuté conformément aux clauses convenues, assurant ainsi le respect des conditions de la transaction.

À cette étape, l’acheteur doit fournir un brouillon de garantie bancaire, qui peut être de l’un des types suivants, selon ce qui a été convenu entre les deux parties:

• SBLC (Lettre de Crédit Standby).

• DLC (Lettre de Crédit Documentaire).

• Escrow Agreement (Accord de Séquestre).

• BG (Garantie Bancaire).

• LC chinoise (Lettre de Crédit en RMB).

Ce brouillon de garantie bancaire sert à garantir que le paiement sera effectué selon les conditions convenues dans le SPA, une fois les termes de la transaction remplis. Le brouillon sera révisé et approuvé par les deux parties avant de procéder à l’émission finale de la garantie.

Une fois que le brouillon de la SBLC est approuvé, le vendeur fournit la Proof of Product (POP). Ce document confirme que le sucre ICUMSA est disponible à la vente et prêt à être livré conformément aux conditions convenues. La POP est essentielle pour garantir l’authenticité du produit.

Une fois que le brouillon de la garantie bancaire a été approuvé, l’acheteur doit procéder à l’émission finale de la garantie bancaire choisie. Les options de garantie bancaire incluent, sans s’y limiter:

• SBLC (Lettre de Crédit Standby).

• DLC (Lettre de Crédit Documentaire).

• Escrow Agreement (Accord de Séquestre).

• BG (Garantie Bancaire).

• LC chinoise (Lettre de Crédit en RMB).

La garantie bancaire finale servira d’assurance de paiement et offre au vendeur la sécurité que les fonds sont disponibles, conformément aux conditions convenues dans le SPA. Cette garantie est essentielle pour procéder à la transaction, en assurant que l’acheteur respectera les paiements tels que convenus.

Le Performance Bond (PB) est une garantie financière que le vendeur émet dans un délai de 10 jours après avoir reçu la garantie bancaire de l’acheteur. Ce Performance Bond correspond à 2 % de la valeur de la garantie bancaire émise, laquelle est basée sur la valeur de la marchandise à livrer pendant la durée du contrat.

Ce 2 % de la valeur de la garantie bancaire sera déposé sur un compte bancaire conjoint entre l’acheteur et le vendeur. Le Performance Bond reste bloqué à la banque pendant toute la durée du contrat afin de garantir le respect des conditions de l’accord. En cas de non-respect des termes convenus par l’une des parties, le Performance Bond sera utilisé pour couvrir les coûts ou les dommages résultant de tout manquement.

Une fois l’expédition du sucre effectuée, le vendeur enverra à l’acheteur les documents d’expédition complets. Ces documents sont essentiels pour confirmer que le produit a été chargé et est en transit vers le port de destination. Les documents envoyés avec le connaissement (BL – Bill of Lading) incluent :

Trois (3) originaux et trois (3) copies de la Facture Commerciale : Ce document détaille la valeur de la transaction et est nécessaire pour le processus douanier et le paiement.

Trois (3) originaux et trois (3) copies d’un jeu complet de connaissements (B/L) nets : Le B/L doit porter la mention « Freight Pre-Paid », indiquant que les frais de transport ont été payés. Il sert de reçu officiel du produit chargé à bord.

Deux (2) originaux et quatre (4) copies du Certificat de Qualité, Quantité et Poids émis par SGS : Ce certificat est requis pour confirmer la qualité, la quantité et le poids du sucre ICUMSA 45.

Un (1) original et quatre (4) copies du Certificat d’Origine : Ce certificat doit être émis par la Chambre de Commerce et d’Industrie du pays d’origine et garantit que le sucre est produit dans le pays indiqué.

Certificat de la Compagnie Maritime : Détails du navire, date de départ et port de destination, fournissant des informations supplémentaires sur l’expédition.

Un (1) original et quatre (4) copies du Certificat Phytosanitaire : Émis par l’autorité compétente du pays d’origine, pour garantir que le sucre respecte les normes phytosanitaires en vigueur.

Certificat de Fumigation : Ce document est requis si le sucre doit être fumigé avant l’exportation pour garantir l’absence de parasites ou de contaminants.

Certificat du Vendeur : Le vendeur doit fournir une déclaration confirmant que trois (3) copies des documents ont été envoyées à l’acheteur par e-mail ou par courrier.

Un (1) original et trois (3) copies de la Liste de Chargement (Bulk List) : Ce document contient les détails de la cargaison et de la répartition du sucre à bord du navire.

Documents supplémentaires selon l’accord :

Certificat de Radiation : Émis par une autorité compétente, il garantit que le niveau de radiation du sucre est conforme.

Certificat d’Autorisation d’Exportation : Ce document garantit que le sucre peut être légalement exporté.

Rapport de Test COVID-19 : Si requis, ce certificat confirme que le produit a été inspecté pour répondre aux réglementations sanitaires internationales.

Certificats supplémentaires spécifiques : Selon l’accord entre les parties, cela peut inclure des certificats GACC, HACCP, Kosher, HALAL, Euro 1, ou tout autre certificat spécifique demandé par l’acheteur.

Explication du processus :
L’ensemble des documents fournis avec le connaissement (B/L) garantit que la transaction est gérée de manière transparente et conforme aux exigences de l’acheteur. Ces documents assurent que le sucre respecte les normes de qualité et de sécurité, tout en facilitant le processus douanier dans le pays de destination. La documentation additionnelle, telle que le Certificat de Radiation ou le Rapport COVID-19, peut être exigée en fonction des réglementations locales ou des accords particuliers entre acheteur et vendeur.

Une fois que le sucre est chargé et que les documents d’expédition sont vérifiés par l’acheteur, le paiement est effectué via MT103. Il s’agit d’un type de virement bancaire international qui confirme le paiement du montant convenu dans le contrat. Le transfert est effectué selon les conditions stipulées dans le SPA, et une fois finalisé, la libération des fonds est confirmée.

En cas de contrat à long terme, l’acheteur doit émettre une garantie bancaire renouvelable mensuellement, couvrant le paiement mensuel pendant toute la durée du contrat. Cette garantie bancaire renouvelable est émise pour la valeur d’un mois de fourniture de sucre, avec une validité correspondant à la durée totale du contrat plus un (1) jour supplémentaire.

La garantie est utilisée pour garantir le paiement de la quantité de sucre qui sera livrée ce mois-là. Une fois que la livraison du sucre a été effectuée et le paiement crédité, l’acheteur doit demander à la banque le renouvellement de la garantie pour le mois suivant. Ainsi, la procédure se répète chaque mois, couvrant la fourniture convenue dans le contrat SPA.

Ce processus se répète jusqu’à ce que toutes les livraisons soient effectuées conformément aux termes du contrat. La garantie renouvelable offre une sécurité tant pour l’acheteur que pour le vendeur, en garantissant que le paiement de chaque lot mensuel soit effectué comme convenu.

Renouvellement du contrat :
Deux mois avant la fin de la période de validité de la garantie, les parties peuvent convenir d’un nouveau prix afin de renouveler le contrat pour une nouvelle période. Cette option permet à l’acheteur d’optimiser le temps et les coûts, car en renouvelant la garantie pour une nouvelle période, il n’est pas nécessaire de payer à nouveau les frais bancaires d’émission, ce qui réduit les coûts opérationnels pour les deux parties.

Explication du processus :
La garantie bancaire renouvelable assure que l’acheteur respectera le paiement mensuel selon le contrat, tandis que le renouvellement automatique chaque mois facilite l’exécution continue sans devoir renégocier la garantie à chaque fois. En outre, la possibilité de convenir d’un nouveau prix et de renouveler la garantie sans frais bancaires supplémentaires optimise les coûts, ce qui bénéficie à l’acheteur en termes d’efficacité financière à long terme.